Klokkenluidersregeling: veilig een melding doen

Quintet, en daarmee ook haar onderdeel InsingerGilissen, streeft naar een bedrijfscultuur die wordt gekenmerkt door eerlijkheid, transparantie en openheid. Quintet wil iedereen aanmoedigen om melding te doen van (het vermoeden van) financiële strafbare feiten en schendingen van wetten en regelgeving of externe of interne vereisten die verband houden met Quintet.

Werknemers zowel als niet-werknemers[1] met een relatie met Quintet Private Banking (Europe) S.A. in het kader van hun werkgerelateerde activiteiten (bijvoorbeeld contractors of leveranciers), moeten alle de kans krijgen om potentiële wangedragingen zo vroeg mogelijk te melden.

We moedigen werknemers aan om specifieke zorgen eerst voor te leggen aan hun lijnmanagement, voordat zij deze via andere kanalen naar voren brengen.

[1] “Niet-werknemers”: elke persoon wiens arbeidscontract nog niet is begonnen of is al is geëindigd, zzp'ers, vrijwilligers, stagiairs, aannemers (contractors), onderaannemers (sub-contractors), leveranciers en facilitators.

• Quintet-medewerkers wordt aangemoedigd contact op te nemen met de contactpersonen zoals vermeld in de lijst van Aangewezen contactpersonen voor klokkenluiders, die beschikbaar is op het Quintet Intranet (niet openbaar). 
• Als niet-werknemers melding willen maken van wangedrag, kunnen ze dit  onder andere doen door hun melding in te dienen op e-mailadres whistle.blowing@quintet.com.

We waarderen open communicatie en willen ook niet-werknemers aanmoedigen om hun melding onder hun naam in te dienen. Dit helpt ons om met hen te communiceren en indien nodig verdere informatie op te vragen die we mogelijk nodig hebben. Dergelijke meldingen worden altijd strikt vertrouwelijk behandeld en Quintet zal de legitieme belangen van alle betrokken partijen respecteren, voor zover mogelijk volgens de wet.

• De klokkenluider kan ook anoniem melden, hoewel deze in het algemeen, indien mogelijk, zichzelf zou moeten identificeren waarbij Quintet zijn/haar/hun identiteit zal beschermen. Anonieme meldingen kunnen per post worden ingediend bij de Compliance-afdeling van een van de hieronder genoemde Quintet-entiteiten. Niet-werknemers in Denemarken nodigen we uit hun klokkenluidersmelding in te dienen bij de Compliance-afdeling in Luxemburg.

• Melden bij lokale en EU-toezichthouders: Volgens de regels van de Europese Unie hebben klokkenluiders de mogelijkheid om hun vermoedens van mogelijke of werkelijke overtredingen rechtstreeks te melden bij de lokale of Europese toezichthouders. De websites van lokale toezichthouders bieden aanvullende informatie over hun eigen procedures voor klokkenluiders. Dergelijke externe meldkanalen vindt u onderaan deze webpagina.

De toezichthouder van Quintet in Luxemburg, de CSSF, heeft een loket voor klokkenluiders ingesteld via haar website en daar ook documentatie gepubliceerd.

De daar gepubliceerde documentatie stelt dat de klokkenluidersprocedure van de CSSF moet worden gebruikt door degenen die “redelijke gronden hebben om te geloven dat de melding overtredingen zal aantonen van de toepasselijke regelgeving door entiteiten of personen in de financiële sector die onder toezicht van de CSSF vallen”.

De CSSF verduidelijkt ook dat “de klokkenluidersprocedure echter niet mag worden gebruikt voor overtredingen die duidelijk van criminele aard zijn”.

Ten slotte is de CSSF duidelijk dat “voordat contact wordt opgenomen met de CSSF, werknemers van entiteiten van de financiële sector wordt verzocht eerst de klokkenluidersprocedures op hun werkplek te gebruiken, indien deze er zijn”.

De meldingswaardige zaken die door de klokkenluidersregeling worden gedekt, omvatten in het bijzonder:

• Elk redelijke vermoeden dat een personeelslid schuldig zou kunnen zijn aan fraude, ernstige wangedragingen, grove nalatigheid of ander gedrag dat waarschijnlijk de reputatie of financiële welzijn van de Bank schaadt.
• Overtredingen van externe regels, inclusief enige schending van toepasselijke regelgeving of wetgeving.
• Elke legitieme bezorgdheid over interne governance, inclusief materiële schendingen van beleid of procedures.
• Elke schending (daden of nalatigheden) die onwettig zijn of het doel of de strekking van de toepasselijke bepalingen van de nationale of Europese wetgeving doorkruisen.

Dit geldt voor alle overtredingen van wetten en regels, niet alleen voor financiële misdrijven.

Voor eventuele klachten kunt u contact opnemen met de afdeling Business Risk Management van Quintet (BRM-afdeling), die specifiek bedoeld is om u te ondersteunen.

Meldingswaardige zaken omvatten ook alle zogenoemde beschermde onthullingen die in het publieke belang zijn gedaan onder de Employment Rights Act 1996 (ERA) in het VK, evenals onthullingen die zijn gedaan volgens de Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) in Duitsland.

De zorgen van klokkenluiders worden vertrouwelijk behandeld door een toegewezen onderzoeker.

De onderzoeker is onderworpen aan strikte ethische regels en zorgt ervoor dat elke gerapporteerde melding vertrouwelijk, objectief en rechtvaardig wordt behandeld. Elk onderzoek dat wordt uitgevoerd in het kader van een melding (gerapporteerde zorg), zal binnen een redelijke termijn worden behandeld en teruggekoppeld, mits het rapport niet anoniem is ingediend.

Waar dat passend is (bijvoorbeeld wanneer er mogelijke belangenconflicten zijn, de senioriteit of positie van het onderwerp van het rapport dat vereist, of de onafhankelijkheid van een interne of lokale onderzoeker anderszins in gevaar kan worden gebracht), kan een externe partij worden ingeschakeld om het onderzoek uit te voeren.

Gerapporteerde zorgen worden geregistreerd in een klokkenluidersregister dat wordt beheerd door Quintet Group Compliance met beperkte toegang en onderworpen aan strikte documentatie- en databeheerregels.

Buitenlandse rapportagekanalen: